資料作成を求められる機会は意外と少なくありません。提案書や報告書なども資料の1つであり、他社に提出する提案資料などであれば、ある程度の期間をかけて作成するケースもあるでしょう。
しかし「効果的な資料作成ができていない」「伝えられていない気がする」といった声も聞かれます。今回は、効果的な資料作成の方法と5つのポイントについて解説していきましょう。
資料作成の方法とポイント
ここでは、資料作成の流れと5つのポイントにみていきましょう。資料作成で大切なことは、「作成した本人が居なくてもその内容が読み手に伝わること」であることを意識する必要があります。
具体的な手順を把握する
見やすくわかりやすい資料作成を行う場合は、以下のような順番を意識しましょう。
1.デザイン
2.文字
3.グラフやイラスト
デザインは資料の出来を左右する重要な要素です。そして、デザインを決定後、文字によって全体的な流れを作り、グラフやイラストなどに置き換えていくという流れだと混乱しません。また、全体の体裁を整える場合も文字やイラストなど項目ごとに1つずつ対処することを意識しましょう。
いきなり作り始めない(情報の取捨選択)
作成する前に、誰に・何を・どのような順番で伝えるのかを明確化することで伝えたい情報を検討することが可能になります。
例えば、目標を設定し、その目標を達成できるように各項目に分けるといった工程も発生するため、相手を納得させたい場合は誰が見ても納得のできるデータの準備もみ必要です。ちなみに、大体の流れは概要のみでも伝わるため、まずは概要を作り、一つずつその概要の内容を記述してみるとより全体像を具体化できます。
1枚のスライドに情報を詰め込み過ぎない
1枚のスライドに記載する情報は1つの項目にしましょう。例えば、課題・施策・予想される結果などはそれぞれのページを作成し、より具体的な情報をそれぞれのスライドに記述した方が読み手は把握しやすいといえます。また、余白や文字の大きさなども調整しやすくなるでしょう。
色は使い過ぎない
簡潔に言うと、色は背景色まで含めたうえで3つに限定しましょう。あまりにもカラフルなものは見づらくなります。重要度の高いもの、タイトルの色などは統一したルールを作成したうえで資料作成に取り組むことを意識しましょう。
レイアウトのバランスを崩さない
レイアウトを一定に保つことも大切です。編集機能のスライドマスターを使用すれば、フォントや背景などを一括で編集することが可能です。レイアウトを統一することによって、より見やすい資料を作成することが可能です。
資料作成を行う場合、デザインや文字だけでなくカラーなどといった細かい要素も具体的にみていく必要があります。そして、全体的な統一感を保ったうえでわかりやすい内容に整えていかなければなりません。5つのポイントを意識したうえで読み手にとってわかりやすい資料を作成していきましょう。
読み手にとって価値のある資料とは
読み手にとって価値のある資料の要素は以下の3つになります。
・視覚的にわかりやすい
・文字数は少なくて構わない
・装飾は最低限で構わない
伝わるのであれば、別に文字数は多くなくても構いません。端的にサービスや商品を紹介できる画像やイラストがあれば文字に頼る必要はないからです。
また、あくまでも見やすさを優先する、場合文字の装飾にこだわらなくても問題ありません。強調したい箇所の文字の色を変えるだけでも差別化を図ることが可能です。
人の性格に合わせることも大切
作成した資料を見せる相手を想定しつつ、資料を作っていくことも大切です。人によって文章の展開の方法や提案に対するデータを重視するなど傾向が異なるため、提案する人に合わせて資料の内容を変える必要もあります。
例えば、自社の実績やこれまでの導入結果などを重視する担当者などに対しては、全体的な結論が変わらなかったとしても、自社の資料の内容を変えなければ相手が納得することありません。つまり、読み手にとって価値のある資料とは、「情報が揃っているだけでなく、その人にとって価値のあるもの」ということになります。
この場合は、前述したように概要の段階で上司などの第三者にチェックを依頼しましょう。主観的な視点だけではなく、客観的な視点を取り入れるキッカケになる可能性もあるためです。
まとめ
今回は、伝わる資料作成に必要な5つのポイントを解説しました。資料の具体的な作り方や作る前に取り組むことなど、見やすく伝わりやすい資料作りにはある程度の時間とコストがかかるといえるでしょう。
そのうえで、第三者の力を借りながら自分だけの視点ではなく客観的な視点を取り入れつつ資料を作っていくことが大切です。
