資料作りにはデザインが必要だった？効果的な伝え方とは

研究成果の発表や社内・社外でのプレゼンなどで、資料作りを求められることは多いといえます。口頭よりも資料にまとめた方が読み手にとって、情報を把握しやすくなるためです。

しかし、わかりやすい資料を作りたいと思っても、「どのように作成すればより読み手に内容が伝わりやすくなるのか」といったポイントまではわからない方もいるでしょう。実は、伝わりやすい資料は、情報を整理して記載するデザインの要素を検討する必要があります。

そこで今回は、資料作りに必要なポイントやより情報を伝わりやすくするデザインとは何かについて解説していきます。

資料をデザインする意味とは

資料をデザインする理由は、情報を整理したうえで相手にわかりやすく伝えるためです。また、デザインが意味するものは作成した資料に対して装飾を行うことではありません。以下のポイントがデザインに大切な3つの要素といえます。

・何を伝えるのか(情報を詰め込むことではない)
・情報を伝えたうえでどう感じて欲しいのか(内容の精査)
・視覚的にストレスがないか(読みづらくないか、わかりにくくないか)

特に、プレゼンなどの場合は資料を相手に見せることから、内容によって提案の成否が分かれることもあります。そのため、資料作りに対してデザインは重要な意味を持つといえるでしょう。

人間が受け取る情報の大部分は視覚が8割を占めています。そのため、視覚的にわかりにくい資料は読み手にとってストレスになるものです。

加えて、口頭では伝わらないデータなどの情報はグラフや表にして伝える必要もあります。場合によっては、フォントの調整や使用する色まで検討しなければならないパターンも想定されるでしょう。

視覚的に読み手に取って情報が伝わりやすく、読みやすい資料作りが求められているため、デザインが必要だといえます。

どのような情報でもデザインを行うことによって、伝わりやすくすることが可能です。例えば、ある程度の情報を詰め込んだスライドを作成した場合でも、情報を整理しわかりやすくすれば相手にストレスを与えることはありません。

また、プレゼンなどの場合は、相手の記憶に残ったうえで、資料に対しても良い印象を抱いてもらう必要があります。そのため、資料によって「商品に興味を持ってもらう」ことが目的であれば、情報量や見た目をデザインし、「わかりやすく興味が惹かれる資料」を作成しなければなりません。

そのため、資料作りにもデザインの要素が必要だといえます。

h2.効果的な資料づくりに大切な3つのポイントとは
ここからは、資料作りをデザインするうえで大切な3つポイントについてみていきます。整列や余白の意味、文字の大きさなどの要素を知ることで効果的な資料作りが可能となるでしょう。

あらゆる情報のなかでも、特に文字情報は資料の読みやすさに影響します。そのため、以下のポイントを意識しましょう。

・どの位置にどの情報が必要なのか検討して配置する(タイトルの位置と内容を合わせる)
・文頭をそろえる
・フォントを統一する(タイトルと本文の文字の大きさ、游ゴシック体を本文に使用するといったルールの徹底)
・近すぎないように行間を調節する
・一行の文字数は少なくする

文章情報が多いほど細かくチェックが必要となるため、ポイントをリストにまとめ1つずつ見直していくと効果的です。

画像とグラフの読みやすさには工夫が必要です表では余計な罫線の削除、見やすい数字の大きさにするなどを意識すると見やすくなります。

一方で画像に関しては、使用画像の解像度や大きさ、引き出し線の角度の統一、画像と文字を重ねないといった工夫が見やすい資料作りポイントになります。

資料作りの際の統一感は、色や強調の方法で工夫しましょう。例えば、強調色は赤、本文は黒、タイトル部分は緑などルールを決めておくことで統一感を出せます。上記でもふれた文字や画像の配置・比率を合わせる、関連性の高いもの同士は近づけ、低いものは余白を作るといった点も大切なポイントです。

資料をデザインする際に注意したいのは、文字とデザインのバランスです。例えば、カラーだけでも、カラフル過ぎるものは見づらく、どこが大切なポイントなのかも判別しづらいといえます。(暖色系カラーが強調など)

また、文字の大きさやレイアウトは全体を通して統一することも意識しましょう。

資料作りにおいてデザインが必要とされる理由は、「よりわかりやすく情報を伝える」ことが可能となるためです。また、余白や改行など細かいポイントも1つずつ対応することで、社内だけでなく、社外でも評価される資料作りが可能となるといえるでしょう。