ブラッシュアップは「より良いものにする」という意味の言葉です。
実際に、一度完成した資料に対して、多くの人は手を加えることに抵抗を覚えるでしょう。
誤字脱字程度であれば、見直す人もいるものの、資料の作り直しを好んで行う人はいないためです。
しかし、客観的な視点からすれば、資料をブラッシュアップする余地は多く残されていることも少なくありません。
そこで、今回は、資料をブラッシュアップする際の意味やチェックする際の項目について詳しくみていきます。
資料をブラッシュアップする意味とは
資料をブラッシュアップするのは、以下のような効果を得られるためです。
- より情報を伝えやすい内容にできる
- 具体的な説明ができているか客観的に見直せる
- 全体の体裁が見やすくわかりやすいものになっているか見直せる
資料は自分で保有しているだけであれば、わかりやすく工夫する必要はないといえます。
しかし、営業におけるプレゼンの資料や相手先に資料を渡す場合などは、極力わかりやすく意図が伝わるものを作成する必要があります。
BtoC 、BtoB どちらであっても資料を相手に渡すのであれば、文書や表、全体的な構成なども相手に合わせて提案しなければ信頼を得られないためです。
そのため、ブラッシュアップによってわかりづらい言葉をわかりやすい言葉に書き換える、画像や表の体裁を整えるなどといった工夫を行う必要があります。
資料に入れる情報はわかりやすさを
画像や文字など資料のレイアウトによってどちらが多いのかは異なるものの、全ての情報は読み手にとって読みやすいものでなければなりません。
相手の前でプレゼンができる時間が限られているだけでなく、場合によってはその資料を共有する必要もあるためです。
例えば、「資料をみたけどさっぱりわからない」と言われてしまった場合は、資料を作り直すか取引そのものがなくなる可能性があります。
そのため、相手に示す情報はわかりやすくシンプルなもので問題ありません。
画像やイラストでわかりやすい表現を
画像やイラストにおいても、わかりやすく表現したものを作成する必要があります。
例えば、システムの概要を示す資料を作った場合は、その内容を表すタイトルやキャッチフレーズ、アイコンを入れるなどの工夫によってわかりやすくなるでしょう。
また、この場合は画像やイラストにあわせた画像を用意することも大切です。
それぞれが、何を表すものなのか一目でわかる・イメージできるような内容に再構築するためにも、ブラッシュアップを行う必要があります。
資料をブラッシュアップする際のチェック項目
ここでは、資料をブラッシュアップする際のチェック項目をみていきましょう。
場合によっては、大幅な変更が必要となる可能性もあるものの、資料は読み手のためにあることを意識して作成することが大切です。
- 知りたい内容があるか(資料の目的)
- メリットとデメリットがわかるか(サービスや商品)
- メモが必須な内容になっていないか(わかりやすさとみやすさ)
- タイトルとそれぞれの内容があっているのか(一貫性)
- 結論がわかる内容か(視覚的にわかる)
デザインの統一性、全体的な色合いのバランス、内容などブラッシュアップの対象となる項目は少なくありません。
文章、図面、グラフなどそれぞれの要素を1つずつ見直すことでより洗練された資料作成が可能となります。
ブラッシュアップが難しい時の選択肢
自分で資料を作成できない場合は、作成代行業者を使用するのも1つの方法です。
業者を選択する際は、以下の3つのポイントを重視しましょう。
- これまでの実績
- 発生するコスト
- 作成までに要する期間
依頼から納品までのスピード、コスト、スキルなど業者によって得意な分野が異なります。
また、どの業者を選定する場合でも大切なのは「あくまでも読み手にわかってもらえる資料」を作る必要がある点です。
そのため、過去の実績や自社で作成したい資料のボリュームなども予め決めておき、コミュニケーションがとれる業者を選定することが大切だといえます。
まとめ
資料を作成した際のブラッシュアップは、よりわかりやすく伝えるための手段として有効だといえます。
文章やフォントのサイズ、全体的なデザインの統一感など見直さなければならない項目は少なくありません。
また、場合によっては資料作成を代行できる業者に依頼する方法も選択肢に入れてみましょう。
自社で作るものと考えがちですが、時間がない中で作る低品質な資料よりも高品質な資料の方が企業には好印象であるためです。
様々なブラッシュアップの方法や項目を知り、最適な資料を作成していきましょう。
